Μεταφορά Τεχνολογίας & Υποστήριξη Καινοτομίας

Τελευταίες εξελίξεις για "Νομικά και Οικονομικά Θέματα" του 7ου ΠΠ: Αναφορά των Εθνικών Σημείων Επαφής (NCPs), Βρυξέλλες, 9-10/06/2009

Ημερομηνία δημοσίευσης: 06/07/2009

Στη συνάντηση συμμετείχαν τα περισσότερα ευρωπαϊκά Εθνικά Σημεία Επαφής για Νομικά & Οικονομικά θέματα (55 εκπρόσωποι των αντίστοιχων οργανισμών). Από την Ελλάδα συμμετείχε εκ μέρους του Δικτύου ΠΡΑΞΗ ο κ. Βαγγέλης Αργουδέλης, αντικαθιστώντας το Δρ Βασίλη Τσάκαλο και τη Δρ Κατερίνα Τζιτζινού. Από πλευράς Ευρωπαϊκής Επιτροπής συμμετείχαν πολλοί κοινοτικοί υπάλληλοι από τα Units Α2, A4, A5 της DG RTD. Η συνάντηση είχε τους εξής στόχους: 1. Να παρουσιαστούν από την Επιτροπή οι εξελίξεις σε θέματα που αφορούν τις οικονομικές και νομικές απαιτήσεις των έργων του 7ου Προγράμματος Πλαισίου 2. Να παρουσιαστούν οι on line εφαρμογές και εργαλεία διαχείρισης που έχουν ή πρόκειται να αναπτυχθούν για τη διευκόλυνση των συμμετεχόντων 3. Να απαντηθούν συγκεκριμένα ερωτήματα που έθεσαν τα Εθνικά Σημεία Επαφής προς τους αρμόδιους υπαλλήλους της Επιτροπής πάνω σε εξειδικευμένα οικονομικά και νομικά θέματα Στη συνέχεια, παραθέτουμε σε συντομία κάποια από τα πιο αξιόλογα συμπεράσματα και απαντήσεις που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Η επιλογή των θεμάτων έγινε, λαμβάνοντας υπόψη ότι η παρούσα αναφορά απευθύνεται σε αναγνώστες, οι οποίοι έχουν ήδη σχετικά καλή γνώση των βασικών οικονομικών και νομικών θεμάτων του 7ου Προγράμματος Πλαισίου και για το λόγο αυτό έχουν παραλειφθεί θέματα, τα οποία μπορούν να βρεθούν στους αντίστοιχους οδηγούς εφαρμογής. The Participants’ Portal Το Participants’ Portal πρόκειται να λειτουργήσει μέχρι το τέλος του έτους 2009 και στοχεύει να αποτελέσει ένα μοναδικό σημείου εισόδου (single entry point) των συμμετεχόντων στα έργα του 7ου ΠΠ, προκειμένου αυτοί να διαχειρίζονται τα έγγραφα που έχουν σχέση με το συμβόλαιο, τις διαπραγματεύσεις και τις οικονομικές αναφορές των έργων τους. Όταν το Participants’ Portal λειτουργήσει, θα ενσωματώσει και όλες τις λειτουργίες των συστημάτων Negotiation Facility (NEF) και FORCE (υποβολή Forms C). Audits

  • Υπενθυμίστηκε ότι και οι ερευνητικοί υπεργολάβοι σε SME-projects μπορούν να αποτελέσουν αντικείμενο ελέγχου (audit) από τις υπηρεσίες της Επιτροπής και μάλιστα για κάθε στοιχείο ή δράση του έργου (έξοδα, τιμολόγια, αρχεία χρόνου, παραδοτέα...)
  • Κατά την υποβολή των Certificates of Financial Statement (CFS) οι Auditors δεν πρέπει να ξεχνούν την ταυτόχρονη υποβολή του Παραρτήματος D (Annex D) του CFS. Πρόκειται για μια παράλειψη που συμβαίνει συχνά και μπορεί να επιβαρύνει το συμμετέχοντα με επιπλέον διαδικασίες και πιθανώς επιπλέον οικονομικό κόστος. Certification on Average Personnel Costs Οι οργανισμοί που επιλέγουν να πιστοποιήσουν τη δυνατότητά τους να δηλώνουν average personnel cost πρέπει να γνωρίζουν ότι επιτρέπονται μόνο μη-σημαντικές αποκλίσεις (deviations) μεταξύ των αποδοχών διαφορετικών υπαλλήλων της ίδιας κατηγορίας. Ως μη σημαντικές αποκλίσεις εννοούνται οι μικρότερες από 5%. Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση των οργανισμών που έχουν υλοποιήσει με επιτυχία περισσότερα από 4 έργα Προγράμματος Πλαισίου με προϋπολογισμό μεγαλύτερο από 375.000 ευρώ (το καθένα) και για τους οποίους το όριο απόκλισης μπορεί να είναι μέχρι 25%. Unique Registration Facility (URF) Το URF είναι ο δικτυακός τόπος, όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να δηλώσουν και να αποθηκεύσουν όλα τα στοιχεία που αφορούν τον οργανισμό τους. Μετά την εγγραφή στο URF ζητείται από τους συμμετέχοντες να υποβάλλουν τα σχετικά αποδεικτικά έγγραφα (ανάμεσα σε αυτά και την επίσημη απόφαση του οργανισμού για ορισμό ενός συγκεκριμένου προσώπου ως Legal Entity Appointed Representative, LEAR). Μετά την επικύρωση των εγγράφων και των πληροφοριών, οι συμμετέχοντες λαμβάνουν το Participant Identity Code (PIC) number, το οποίο είναι και η μόνη πληροφορία που χρειάζεται να χρησιμοποιούν εφεξής για το 7ο ΠΠ, προκειμένου να αναγνωρίζονται από τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Τονίστηκε ότι, όσοι οργανισμοί έχουν ήδη PIC number, ΔΕ χρειάζεται να ξανα-εγγραφούν στο URF, γιατί έτσι δημιουργείται περιττή διπλο-εγγραφή. Όλες τις σχετικές διαδικασίες με το URF τις διαχειρίζεται η ομάδα Central Validation Team (CVT). Από τους εκπροσώπους των NCPs τονίστηκε η καθυστέρηση που παρατηρείται πολλές φορές στην απόκριση της ομάδας CVT και η ανάγκη για πιο γρήγορη διεκπεραίωση. Για άλλη μια φορά υπογραμμίστηκε από την Επιτροπή η σημασία του ορισμού LEAR από κάθε οργανισμό που συμμετέχει στο 7ο ΠΠ και πως τα NCPs θα πρέπει να πιέζουν τους συμμετέχοντες να το κάνουν με κάθε ευκαιρία. Κανόνες συμμετοχής
  • Διευκρίνιση για τον χαρακτηρισμό Public Bodies: Ως Public Bodies ορίζονται οργανισμοί που έχουν ιδρυθεί ως τέτοιοι και που αυτός ο χαρακτηρισμός τους αναφέρεται σαφώς στο έγγραφο/ απόφαση/ νόμο ίδρυσής τους, είτε υπάγονται στο δημόσιο είτε στο ιδιωτικό δίκαιο.
  • Διευκρίνιση για τον χαρακτηρισμό Non-Profit: Ως Non-Profit θεωρούνται εκείνοι οι οργανισμοί που, με βάση την ιδρυτική τους πράξη, δεν μπορούν να δημιουργήσουν κέρδος, και όχι εκείνοι που μπορούν να δημιουργήσουν κέρδος, αλλά επιλέγουν να μην το δημιουργήσουν ή να μην το διαθέσουν.
  • Είναι δυνατό ένας εταίρος να συμμετέχει σε ένα έργο με μόνο ρόλο τη διαχείριση αυτού (Management), αλλά θα πρέπει προηγουμένως να έχει τεκμηριωθεί από πού προκύπτει αυτή η ανάγκη (π.χ. μεγάλη κοινοπραξία, δυσχερής διαχείριση) και να έχει συμφωνηθεί με τον project officer κατά τη διαδικασία των διαπραγματεύσεων.
  • Επιχείρηση που ελέγχεται από χώρα εκτός ΕΕ (π.χ. ΗΠΑ), αλλά έχει ιδρυθεί ως νομική οντότητα σύμφωνα με τον εθνικό νόμο σε χώρα μέλος της ΕΕ (ή συνδεδεμένη), μπορεί να συμμετάσχει κανονικά στο 7ο ΠΠ και να λάβει χρηματοδότηση ως επιχείρηση της χώρας μέλους (ή της συνδεδεμένης). Οικονομικά θέματα
  • Η τήρηση αρχείων χρόνου (Time sheets) πρέπει να είναι αξιόπιστη, ακριβής και αυτά να ενημερώνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Η μη-τακτική ενημέρωση των time sheets μπορεί να θεωρηθεί αιτία μη-αξιοπιστίας του συστήματος οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού και, ως αποτέλεσμα, μη αποδοχής των συγκεκριμένων εξόδων από τους ελεγκτές (auditors).
  • Δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα εντός της διάρκειας ενός έργου, αλλά το αντίστοιχο έξοδο έχει πραγματοποιηθεί πριν την έναρξη του συμβολαίου (π.χ. πληρωμή εξόδων ταξιδίων), μπορούν να θεωρηθούν κανονικά επιλέξιμα για χρηματοδότηση.
  • Διαφορά μεταξύ Subcontractors και 3rd Parties: Οι Subcontractors περιλαμβάνουν κέρδος στην αμοιβή τους, οι 3rd Parties όχι και απλώς συνεισφέρουν με resources.
  • Τα 3rd parties είναι υποχρεωμένα να αναφέρουν τις πραγματικές τους άμεσες και έμμεσες δαπάνες (real direct and indirect costs), ανεξαρτήτως τι μέθοδο χρησιμοποιούν για αυτό, όταν συμμετέχουν σε έργα ως κανονικοί εταίροι (beneficiaries). Εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση, όταν κάποιο 3rd party εκτελεί μέρος των ουσιωδών εργασιών του έργου, οπότε εμπίπτει στο Special Clause 10 του Grant Agreement και τότε υποβάλλει κανονικά ανεξάρτητες Forms C για τη δήλωση των δαπανών του.
  • Όταν σε ένα έργο συμμετέχει προσωπικό, το οποίο εργάζεται μόνιμα σε δημόσιο πανεπιστήμιο, αλλά αμοίβεται από άλλο δημόσιο φορέα (π.χ. υπουργείο) και ως αποτέλεσμα δεν εμφανίζεται στις καταστάσεις προσωπικού του πανεπιστημίου, αυτό πρέπει να αναφέρεται και να διευκρινίζεται επαρκώς στο Annex I του Grant Agreement.
  • Τα πιθανά bonus και οικονομικά κίνητρα που μπορεί να δίνουν κάποιοι οργανισμοί (κυρίως ιδιωτικοί) στους υπαλλήλους τους για αυξημένη απόδοση, δεν μπορούν να θεωρηθούν επιλέξιμες δαπάνες στο πλαίσιο των έργων του 7ου ΠΠ.
  • Έξοδα Γονικής αδείας: Μόνο το μέρος εκείνο, το οποίο ορίζεται υποχρεωτικό από την Εθνική νομοθεσία, μπορεί να χρησιμοποιηθεί στον υπολογισμό των εξόδων γονικής αδείας και όχι οποιεσδήποτε επιπλέον παροχές ή επιδόματα εκτός αυτού.
  • Απόδοση τόκων (interest) σε περίπτωση καθυστερημένης εξόφλησης της χρηματοδότησης: Πρώτα καταβάλλεται το αρχικά προβλεπόμενο ποσό χρηματοδότησης και ακολουθεί δεύτερη πληρωμή με τους τόκους υπολογισμένους με βάση την ημέρα καταβολής του πρώτου ποσού.
  • Γενικά για όλα τα έργα του 7ου ΠΠ, τονίστηκε ότι σε όλες εκείνες τις εξειδικευμένες περιπτώσεις που αφορούν οικονομικά θέματα και οι οποίες δεν μπορούν να οριοθετηθούν επακριβώς ως προς την επιλεξιμότητά τους ή την κατηγοριοποίησή τους, πάντα είναι καλύτερο να συζητούνται με τον project officer με σκοπό τον προσδιορισμό της βέλτιστης δυνατής επιλογής με βάση τη λογική. Νομικά θέματα
  • Ως γνωστόν, σε κάθε περίπτωση που κάποια πρόβλεψη του Grant Agreement έρχεται σε αντίθεση με κάποια αντίστοιχη πρόβλεψη του Consortium Agreement, το πρώτο πάντα υπερισχύει (καθώς είναι και το μόνο έγγραφο νομικά δεσμευτικό για την Επιτροπή). Γι’ αυτό το λόγο και για να αποφεύγονται διενέξεις μεταξύ των εταίρων, προτείνεται να αναφέρεται ρητώς στο Consortium Agreement ότι, όταν υπάρχει τέτοια αντίθεση, η αντίστοιχη παράγραφος του Consortium Agreement είτε διαγράφεται είτε αντικαθίσταται από την αντίστοιχη του Grant Agreement.
  • Όταν ένας εταίρος έχει συμφωνήσει να παράσχει πρόσβαση σε προ-υπάρχουσα γνώση (background) σε κάποιον/ους από τους υπόλοιπους εταίρους του έργου, αλλά στην εξέλιξη του έργου για οποιονδήποτε λόγο δεν το κάνει ή δεν μπορεί να το κάνει, πιθανές επιλογές είναι οι εξής: (αναλόγως και της σημαντικότητας της γνώσης αυτής στην πραγματοποίηση των δράσεων του έργου) - Οι υπόλοιποι εταίροι μπορούν να κινηθούν νομικά εναντίον του - Ο συγκεκριμένος εταίρος μπορεί να αναγκαστεί να αποχωρήσει από την κοινοπραξία και το ρόλο του να αναλάβει άλλος οργανισμός - Το ίδιο το έργο μπορεί να ακυρωθεί Research Executive Agency (REA) Με απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, έχει ήδη συγκροτηθεί και λειτουργεί από τις 15 Ιουνίου 2009 το Research Executive Agency (REA) στις Βρυξέλλες με σκοπό να διαχειρίζεται ένα μέρος των δραστηριοτήτων του 7ου ΠΠ. Το REA θα διαχειρίζεται κυρίως:
  • Τα Marie Curie Actions του προγράμματος People
  • Τα SME-specific activities του προγράμματος Capacities
  • Ένα μεγάλο μέρος των προτεραιοτήτων Space και Security του προγράμματος Cooperation
  • Όλη τη διαδικασία και τις εγκαταστάσεις για την αξιολόγηση των προτάσεων όλων των προγραμμάτων του 7ου ΠΠ (εκτός του Ideas). Το REA έχει δημιουργηθεί ως ανεξάρτητο νομικό πρόσωπο επιβλεπόμενο από την Επιτροπή. Θα έχει διάρκεια ζωής μέχρι το τέλος του 7ου ΠΠ με πιθανότητα παράτασης της λειτουργίας του και μετά από αυτό και θα αναλάβει συγκεκριμένες διαχειριστικές αρμοδιότητες για την εφαρμογή του 7ου ΠΠ οι οποίες πριν ανήκαν στην Επιτροπή. Το REA θα έχει ετήσιο προϋπολογισμό από 1 δις ευρώ έως 1,6 δις ευρώ.